La séparation des fonctions.

La nécessité d'une séparation des fonctions.

Au départ, la séparation des fonctions est la conséquence d’une nécessité. En effet, il est peu probable, qu’une seule et même personne, dispose de l’ensemble des compétences pour réaliser la totalité des activités, au sein d’une entreprise. Même dans le cas d’une entreprise unipersonnelle, certaines tâches sont généralement effectuées par des tiers (par exemple la comptabilité est confiée à un professionnel du chiffre, la création du site web est sous-traitée auprès d’un expert, etc.).

Avec l’expansion d’une entreprise, une organisation est rapidement mise en place dans laquelle sont définies diverses  fonctions et activités.

Mentionnons celles qui reviennent presque systématiquement :

  • La vente.
  • La production.
  • La comptabilité.
  • Les ressources humaines.
  • L’informatique.
  • Les achats.
  • etc.

Pour plus de détails voir la page Les principales fonctions de l'entreprise.

Une séparation des fonctions organisationnelle se met en place naturellement.

Finalement, la séparation de fonctions vise le non regroupement des actes essentiels d’une activité, pour une seule et même personne.

C’est la garantie que la survenance des risques sera rendue plus difficile.

Le risque d’erreurs est accru si une même personne effectue un ensemble d’opérations ou de tâches sans contrôle ou supervision.

Pour être efficace, la séparation des fonctions doit s’assurer de :

  • l’assignation de responsabilités opérationnelles.
  • ne pas regrouper des fonctions incompatibles préalablement définies.
  • la création de profils informatiques dans les systèmes d’information qui ne regroupent pas des fonctions incompatibles, préalablement définies.

Les principales catégories de fonctions incompatibles.

Pour mémoire, les quatre catégories de fonctions généralement incompatibles, sont celles relatives à :

  • l’enregistrement : initialisation, saisie ou enregistrement d’une donnée ou d’une opération.
  • l’autorisation : validation des données saisies, des opérations initialisées et des rapports préparés.
  • la gestion des actifs : détention des biens physiques et des moyens financiers (des actifs) et opérations de gestion liées (gestion des stocks).
  • le contrôle ou la supervision : revue périodique, globale ou détaillée, des opérations et des données autorisées ou validées.

Aucun cumul de fonctions incompatibles ne peut être admis.

 

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